Quelques conseils pour mieux gérer les archives ?
Il est nécessaire, voir obligatoire pour une société de conserver les documents papiers reçus ou émis dans le cadre de ses activités. En fonction de leur nature, certains sont conservés plus longtemps que d’autres. Pour y arriver, il est important de gérer les archives tous les jours. Dans cet article, on vous donnera quelques conseils pour mieux vous faciliter la tâche.
La gestion au quotidien
S’occuper régulièrement et chaque jour de vos archives vous permet de retrouver rapidement l’information dont vous aurez besoin en temps voulu. La gestion au quotidien est plus recommandée pour les papiers à conserver 10 ans dans l’archive départementale. Cette gestion au quotidien vous permet aussi de gagner énormément du temps lors de vos demandes d’élimination ou de versement. Aussi, vous pouvez ouvrir un dossier pour chaque affaire que vous aurez traitée. Il faut savoir que le dossier représente l’instrument de base de toute action administrative. Il a pour but de rassembler tous les documents liés à une même affaire. Il suffit alors de regrouper les dossiers par thèmes tels que voirie, élection, budget et autres. Pensez aussi à indiquer sur la couverture de chaque dossier la date d’ouverture, son utilité et à la fin de l’affaire, mentionnez la date de clôture. L’objectif de ces différentes informations est de vous permettre de remplir rapidement et facilement les bordereaux. Ils sont soumis à l’approbation des archives départementales afin de retrouver facilement le dossier.
Les dossiers
Pendant la constitution du dossier, optez pour un classement interne en utilisant les sous-chemises. Dans la mesure du possible, adoptez la même méthode pour les dossiers de même nature et amener tout le monde à faire pareil. En effet, organiser les dossiers en ordre vous permettra de ne pas aller dans tous les sens pendant les recherches. Il est conseillé de regrouper les documents de manière logique. Par exemple, vous pouvez choisir pour chaque catégorie un mode de classement unique. Pour les dossiers personnels, utilisez les lettres alphabétiques, etc. L’objectif, c'est qu’il n’y ait pas de similitudes entre les noms au risque de s’embrouiller. L’avantage de ce processus est que vos collègues pourront gérer aisément en votre absence les affaires urgentes. En ce qui concerne les dossiers volumineux, vous devez les ranger dans une boîte ayant une largeur d’au plus quinze centimètres. Si vous n’avez pas une boîte de cette dimension, il est conseillé de scinder les dossiers en plusieurs parties. Toutefois, prenez le soin de leur attribuer un numéro d’ordre. Pour des affaires complexes, constituez alors des sous-dossiers portant à leur tour un sous-titre.
Les documentations
Les documentations qui ne sont pas produites par votre entreprise sont à éliminer. Du début jusqu’à la fin de l’affaire, pensez à enlever les documents sans intérêt comme les brouillons, les bordereaux d’envoi. Il y a aussi les doubles, les documents reçus pour information, les formulaires vierges, etc. Vous devez aussi adopter les bons réflexes concernant les chemises et sous-chemises. Il est conseillé de les plastifier, mettre des trombones ou des élastiques. Suivre ces recommandations vous permettra de gérer efficacement vos archives. Définir le délai de conservation permet de repérer aisément la production afin d’établir un calendrier prévisionnel d’élimination. L’objectif est de pouvoir bien gérer votre espace.
Voici les conseils que vous pouvez suivre pour optimiser la gestion de vos archives.